📄 Preventivi, DDT e proforma

Per gli elettricisti · 5 min di lettura

A cosa serve. Scrivi un documento pescando dal tuo magazzino, coi tuoi prezzi, e lo mandi in PDF. Qui dentro c'è tutto l'archivio: preventivi, DDT, proforma e rapportini.

Quando la usi. Il cliente ti ha chiesto un preventivo per il quadro e lo vuole entro stasera.

Come si fa, passo per passo

Apri la prima volta Impostazioni gestionale → «Metti il tuo logo sui PDF» e carica logo, indirizzo e P.IVA: escono su ogni documento.Si fa una volta sola. Senza, quando emetti l'app ti avvisa di quello che sul documento manca: nome della ditta, P.IVA o indirizzo.
Apri «Documenti» dalla Home e tocca «Nuovo documento».
Scegli fra «Preventivo», «DDT» e «Fattura proforma».Il DDT alla conferma scarica il magazzino, il preventivo no.
Tocca «Scegli il cliente»: ricarico e tariffa oraria si applicano da soli.
Scrivi tre lettere nel campo «Aggiungi riga: digita 3 lettere…» e scegli dall'elenco.
Aggiungi le ore con «Manodopera» e le voci pronte con «Punto luce…».
Racconta il lavoro a voce con «Bozza a voce» quando hai fretta.Le righe che propone vanno sempre controllate da te.
Premi «Emetti»: prima si apre l'anteprima del PDF vero.È il passaggio che ti salva: se qualcosa non va tocca «Torna a correggere», sennò confermi e il documento prende il numero.
Usa «Anteprima», «Scarica» e «Condividi»: stanno sotto a ogni documento.«Scarica» te lo mette sul telefono e ti dice in che cartella; «Condividi» apre WhatsApp, la mail e gli altri.
Tocca «Email»: oggetto e testo sono già scritti, tu scegli la tua app di posta e invii.La mail parte dal TUO indirizzo, non dal nostro: il cliente o il fornitore ti riconosce, risponde a te, e la copia ti resta negli inviati. Se l'indirizzo è in anagrafica te lo copiamo negli appunti: incollalo nel campo A:.
Tocca «FIRMA QUESTO DOCUMENTO» se vuoi firmarlo: leggi le condizioni e conferma. La firma che hai salvato una volta in Impostazioni gestionale → «La mia firma» si applica con un tocco.È facoltativa: il documento vale anche senza. Ogni documento chiede il suo tocco. Vale solo per i tuoi documenti: il rapportino lo firma il cliente col dito sul momento, e la dichiarazione di conformità si firma a mano.
Tieni premuto su un documento per selezionarne più d'uno e toccare «Seleziona tutto» o il cestino.Se ne elimini uno che aveva scaricato il magazzino, il materiale rientra da solo con uno storno.

Se qualcosa non va

Compare «Materiale non in magazzino».Stai scaricando roba che non risulta a giacenza. Fotografa la bolla di quel materiale, oppure vai avanti e sistema dopo.

Il cliente non deve vedere i prezzi sul DDT.Accendi «DDT senza valori»: sul PDF restano materiale e quantità.

Vuoi sul foglio le condizioni di pagamento e l'IBAN.Accendi «Condizioni e pagamento sui documenti» in Impostazioni gestionale: l'IBAN esce se l'hai scritto nei dati della ditta.

Vuoi sul foglio il codice SDI del cliente.Accendi «Codice SDI sui documenti» in Impostazioni gestionale: esce se l'hai scritto nella scheda del cliente.

Il PDF che hai mandato non si riesce a modificare.È voluto: i documenti escono protetti, si aprono e si stampano soltanto. Per cambiare qualcosa riapri il documento nell'app.

Vuoi sapere che numero prenderà il documento.Lo dice l'anteprima prima di confermare, insieme all'ultimo già dato. Il numero lo mette l'app, in fila.

Sul DDT vuoi scrivere dove va la merce e chi la porta.Accendi «Dati del trasporto sul DDT» in Impostazioni gestionale: nel DDT compare «Dati del trasporto», con causale, destinazione, colli e firma di chi riceve. Sono facoltativi.

Non sai quando scrivere sul DDT la causale e chi porta la merce.Chi porta la merce scrivilo quando la affidi a un corriere. La causale scrivila quando la merce viaggia senza essere venduta (riparazione, conto visione, reso): così si capisce che non è una vendita. Li trovi in «Dati del trasporto», che si accende in Impostazioni gestionale.

Compare «Manca l'indirizzo del cliente» mentre emetti un DDT.Sul DDT escono nome e indirizzo di chi manda la merce e di chi la riceve. Tocca «Scrivilo ora» e completa la scheda del cliente, oppure «Emetti lo stesso».

Il cliente ha pagato la fattura proforma.La proforma serve a chiedere i soldi: non è una fattura. Quando incassi un lavoro, anche solo un acconto, la fattura vera (quella elettronica) si fa fuori dall'app, col tuo programma o col commercialista: chiedi a lui i tempi.

Sulla bolla di reso vuoi l'indirizzo del fornitore.Tocca «Indirizzo del fornitore» sotto il suo nome e scrivilo: è facoltativo. Alla bolla dopo per lo stesso fornitore lo trovi già scritto.

Il preventivo è stato accettato.Tocca «Accettato!» e poi «Crea DDT»: le righe si portano dietro da sole.

Hai emesso un documento sbagliato.Il numero non si riusa. Annulla quello sbagliato e fanne uno nuovo: resta la traccia di tutti e due.

Hai eliminato un documento per sbaglio.Subito dopo compare «Annulla» in fondo allo schermo: finché è lì, niente è ancora stato cancellato.

Un rapportino non si lascia eliminare.È firmato dal cliente: quello non si cancella, si revisiona. Aprilo e tocca «Crea revisione».

Guide collegate

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