🗂️ Documenti ricevuti: bolle, preventivi e fatture

Per gli elettricisti · 5 min di lettura

A cosa serve. Ritrovi la bolla di sei mesi fa, o il preventivo di un produttore, senza rovistare nel cassetto del furgone.

Quando la usi. Il grossista dice che quel cavo lo hai pagato di più e tu vuoi vedere la bolla vera.

Come si fa, passo per passo

Apri «Documenti ricevuti» dalla Home.La prima schermata sono le cartelle: una per tipo, ognuna col numero dei suoi documenti. Sotto ci sono gli ultimi arrivati.
Tocca una cartella per vedere i suoi documenti, e la freccia in alto per tornare alle cartelle.
Scrivi nel campo «Cerca fornitore, numero, codice o riferimento…». Trova anche il numero d'ordine, il codice o la descrizione di un articolo, il cantiere, CIG e CUP.Dalla schermata delle cartelle cerca in tutte; dentro una cartella, solo lì. Se l'ha trovato in un articolo, la riga del documento lo dice.
Tocca «Tipo», «Fornitore», «Cantiere» o «Periodo» sotto la ricerca per restringere l'elenco.Dalla schermata delle cartelle i filtri trovano in tutte le cartelle. «Togli i filtri» li toglie tutti insieme.
Guarda su ogni riga che documento è: bolla, preventivo, fattura, nota di credito.Il tipo lo legge l'app dal titolo stampato. Quando non è sicura scrive «Da guardare».
Tocca «Che documento è?» sui documenti della cartella «Da guardare».Lì stanno quelli di cui il lettore non era sicuro: scelto il tipo, vanno da soli nella loro cartella.
Scegli «Sposta in…» dai tre puntini per tenere un documento in un'altra cartella.Nelle tue cartelle il tipo resta; in una cartella di tipo il documento prende quel tipo. Il magazzino non cambia. Tenendo premuto ne sposti tanti insieme.
Tocca «Nuova cartella» per crearne una tua, per esempio per le garanzie o per un cliente.Dentro una tua cartella, dai tre puntini in alto: «Rinomina la cartella» o «Cancella la cartella». Cancellandola, i documenti tornano nella cartella del loro tipo.
Tocca «Fornitori» in alto per la lista dei fornitori: distributori e produttori insieme.L'etichetta la scegli tu con un tocco sul fornitore: di serie non c'è, perché dal nome non si può sapere.
Apri un documento: sopra l'originale vedi il suo ordine, con la conferma, le bolle e la fattura in fila.L'app li mette insieme col numero d'ordine stampato sui documenti dello stesso fornitore. Tocca un altro documento della fila per aprirlo, o «Dettagli» per vederli tutti.
Scegli «Ordine e cantiere…» dai tre puntini per scrivere il numero d'ordine, collegare un preventivo a un ordine o cambiare il riferimento del cantiere.Il preventivo di un produttore si lega all'ordine del distributore con «Collega a un ordine…»; lo stesso riferimento tiene insieme i documenti dello stesso cantiere. Il magazzino non cambia.
Tocca i tre puntini e scegli «Cambia tipo» quando il tipo è sbagliato o da guardare.Il magazzino non si tocca: un carico già fatto resta.
Tocca «Carica in magazzino» sulla riga della bolla, o dai tre puntini se archiviata.Se il documento non è una bolla l'app te lo chiede prima: con «Non caricare» resta qui e il magazzino non si muove. Dagli stessi tre puntini «Registra codici e prezzi» prende dal documento solo gli articoli col prezzo d'acquisto.
Apri il documento e guarda le «Righe estratte» con quantità e prezzi.
Guarda la foto originale con «Anteprima» quando un prezzo non torna.Di una bolla fatta con più foto le vedi tutte, una sotto l'altra. Ci sono anche «Scarica» e «Condividi», come sugli altri documenti: le foto escono in un PDF solo. Per la strada corta apri l'articolo dal magazzino e guarda «Da dove viene»: c'è il prezzo di ogni carico.
Tocca «Attiva» dentro l'avviso, quando dice che l'archivio è spento.Da lì in avanti i documenti restano finché l'archivio è acceso, e li cancelli quando vuoi.
Tocca i tre puntini sul documento e scegli «Cancella» per mandarlo via prima della scadenza.Per cancellarne tanti insieme, «Seleziona» dallo stesso menu (o tieni premuto sul documento) e spuntali. Va via la foto; le righe già caricate in magazzino, con i loro prezzi, restano.
Leggi l'avviso che compare prima di attivare: dice cos'è l'archivio e cosa non è.Lo stesso testo si rilegge quando vuoi da «Cos'è l'archivio?», sotto l'avviso in cima.
Tocca «Cancella» per togliere un documento doppio o venuto male.Tenendo premuto su un documento ne selezioni tanti e li cancelli in una volta.

Se qualcosa non va

La foto non c'è più.Senza archivio un documento caricato in magazzino o archiviato resta un anno, la scansione scartata 90 giorni. Le righe lette e i prezzi restano nel magazzino. Per tenere tutte le foto, tocca «Attiva» nell'avviso in cima.

Non ricordi il fornitore.Cerca per data: i documenti sono in ordine dal più recente.

Hai cancellato una tua cartella per sbaglio.I documenti non si sono persi: sono tornati nella cartella del loro tipo. Crea di nuovo la cartella e rimettili dentro con «Sposta in…».

Hai caricato due volte la stessa bolla.Cancella la seconda e rettifica la giacenza degli articoli doppi dalla loro scheda.

Ti chiedi se l'archivio ti mette a posto con il fisco e col commercialista.L'Archivio documenti è una comodità per ritrovare le tue bolle e fatture. NON è conservazione sostitutiva a norma di legge: non sostituisce l'obbligo di conservare gli originali (cartacei o digitali a norma) ai fini fiscali, che resta tuo.

Guide collegate

Fotografa la bolla, il magazzino si carica Il magazzino: giacenze, ubicazioni, movimenti Portare dentro i tuoi dati e portarli via